نرم افزارهای مدیریت اطلاعات و دانش آری یا خیر؟؟؟
نرم افزارهای مدیریت اطلاعات و دانش آری یا خیر؟؟؟
بحث بر سر سیستم ها و نرم افزارهای مدیریت اطلاعات و دانش است که امروزه به سرعت در حال رشد هستند و راه خود را به خانه های کاربران و نیز سازمان های پیشرو باز کرده اند. سوال اینست که آیا این نرم افزارها اصلا" مفید هستند و آیا مشکلات اطلاعاتی حاضر را حل می کنند، یا برعکس. بر مشکلاتمان می افزایند.؟! بحث بر سر سنت گرایی و مدرنیسم است. آیا همان سیستم های اطلاعاتی سنتی نظیر دفترداری، پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی جوامع نیستند و حتما" باید از نرم افزارهای پیچیده ی نوین که اکنون توسط تعداد زیادی مهندس نرم افزار، IT و هوش مصنوعی خلق می شوند، استفاده کرد؟
مشکل از همین جا شروع می شود. همواره در این باره دو دیدگاه کلی وجود داشته است. عده ای استفاده از راهکارهای سنتی را درست دانسته و گروه دیگر را به تکنولوژی زدگی متهم می کنند. دسته ی دیگر نیز که پیرو مدرنیسم هستند و رشد و توسعه ی ابزار فناوری اطلاعات و نیاز جوامع به سرعت و دقت در انتقال اطلاعات را دلیل اصلی خود برای رجوع به این ابزار می دانند، سنت گرایان را عقب ماندگانی می پندارند که از قافله ی علم و فناوری بازمانده اند.
راستی کدامیک از این دو نگرش درست است؟ من که می گویم هیچ کدام! قبل از اینکه دلیل این نگرش خود را شرح دهم، مفهوم تکنولوژی زدگی را بیان می کنم.
اصولا" از دید هستی شناسی، تکنولوژی چیزی نیست جز ابزاری برای کمک به انسان در راه رسیدن به اهدافش. از همان ابتدای انقلاب صنعتی نیز تکنولوژی چیزی جز این نبود. ابزاری برای انسان، به منظور هرچه بهتر و سریعتر انجام دادن کارها و در نتیجه افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت ها.
پس دید اولیه ی بشر به فناوری، دیدی ابزاری بوده است. نه مبتنی بر هدف. حال اگر همین ابزار جای خود را به هدف دهد چه پیش می آید؟! دقیقا" همان اتفاقی که در دهه گذشته بر سر فناوری اطلاعات افتاد. تا جایی که در برخی از شرکت های غربی، دو نفر که در سر کار بر دو میز کنار هم کار می کنند، مجبورند برای پرسیدن سوال از یکدیگر، به هم ای- میل بزنند .
چه شده است ؟؟؟؟
فناوری اطلاعات که خود روزی گره های ارتباطی و اطلاعاتی ما را باز می کرد، اکنون دست و پایمان را گرفته است. ( البته این مسئله با مدیریت اثربخش اطلاعات و فناوری آن قابل حل است. در حقیقت یکی از اهداف مدیریت دانش نیز همین است .) و این با هدف اصلی فناوری اطلاعات که کمک به انسان در راستای استفاده بهتر و بیشتر از اطلاعات بود، در تناقض است. اگر قرار است ابزاری کار ما را سخت تر کند و ضوابط غیرمنعطف و بروکراتیک بیشتری برایمان پدید آورد، دیگر چه نیازی به آن وسیله است؟ این مسئله مصداق بارز این ضرب المثل است که می گوید:
« موشه از تو لونه رد نمی شد، جارو به دمش می بست. »
آری، به مشکل اطلاعات که خود حجم بسیار زیادی پیدا کرده ( موش ) ، فناوری اطلاعات که خود دانشی بسیار گسترده تر و پیچیده تر است اضافه گشته ( جارو ) و این مسئله مشکلات را صد چندان کرده است.
مثال دیگری از استفاده نادرست از فناوری اطلاعات را در نهضت کاغذزدایی Paperless در سازمان ها می بینیم که اکنون در جوامع غربی و نیز به تازگی در کشور ما به سرعت در حال گسترش است. گرچه با هدف کلی این نهضت که صرفه جویی در هزینه ها، افزایش سرعت نقل و انتقالت و برون رفت از تشریفات زاید اداری و در نتیجه بهبود تصمیم گیری و نیز حمایت از مشتریان است، موافقم، اما دید افراطی به آن را هرگز نمی پذیرم. در برخی از شرکت های پیرو این نهضت همواره تاکید می شود که کارمندان باید همه ی اخبار مربوط به شرکت را در سایت ببینند. در حالی که از دید روانشناسی، هر از گاهی نیاز است که برخی از اخبار اصلی بر روی بردهای فیزیکی و در داخل فضای سازمان نصب شود تا کارمندان آن را مشاهده کنند. این مسئله دو دلیل عمده دارد. یکی اینکه عدم رویت فیزیکی و تمرکز صرف بر فضای مجازی و دیجیتالی، در طولانی مدت موجب کاهش باور و اعتقاد کارمندان نسبت به حقیقت اخبار و تبدیل آن به مفاهیم صرفا" انتزاعی و غیر قابل درک می شود و در نتیجه انگیزش کارکنان کاهش می یابد. این مسئله در مورد مشتریان نیز صدق می کند. صرف استفاده از تبلیغات مجازی، اثربخشی فرایند تبلیغات را کاهش می دهد. دلیل دیگر اینست که مدیران باید بپذیرند که همه ی کارمندانشان علاقه مند به مراجعه های پی در پی به سایت و استفاده از شبکه نیستند. این مسئله تا حد زیادی به ساختار ذهنی، مدل های رفتاری و در نتیجه سلایق و علایق کارکنان مربوط می شود. ( البته بخش دیگر این مسئله به عدم آگاهی کارکنان مربوط می شود که با اتخاذ راهبردهای مناسب آموزشی و آگاهی بخشی توسط مدیران قابل حل است.)
اصرار بیش از حد برخی از شرکت ها به الکترونیکی شدن کارها و غرق شدن در دنیای مجازی، موجب به وجود آمدن سوء تفاهم های زیادی شده است. به داستان زیر توجه کنید:
مرد بيکاري براي سِمَتِ آبدارچي در مايکروسافت تقاضا داد. رئيس هيئت مديره مصاحبهش کرد و تميز کردن زمینش را به عنوان نمونه کار، ديد و گفت: «شما استخدام شديد، آدرس ايميلتان را بدهيد تا فرمهاي مربوطه رابرای شما بفرستم تا پر کنيد و همينطور تاريخي که بايد کار راشروع کنيد..»
مرد جواب داد: «اما من کامپيوتر ندارم، ايميل هم ندارم!»
رئيس هيئت مديره گفت: «متأسفم. اگه ايميل ندارين، يعني شما وجود خارجي نداريد. و کسي که وجود خارجي نداره، شغل هم نميتونه داشته باشه.»
مرد در کمال نوميدي آنجا راترک کرد. نميدانست با تنها 10 دلاري که در جيبش داشت چه کار کند. تصميم گرفت به سوپرمارکتي برود و يک صندوق 10 کيلويي گوجهفرنگي بخرد. بعد خانه به خانه برگشت و گوجهفرنگيها رافروخت. در کمتر از دو ساعت، توانست سرمايه اش را دو برابر کند. اين عمل را سه بار تکرار کرد و با 60 دلار به خانه برگشت. مرد فهميد ميتواند به اين طريق زندگی اش را بگذراند، و شروع کرد به اين که هر روز زودتر برودو ديرتر برگردد خانه. در نتيجه پولش هر روز دو يا سه برابر ميشد. به زودي يک گاري خريد، بعد يک کاميون، و به زودي ناوگان خودش را در خط ترانزيت (پخش محصولات) داشت.
5 سال بعد، مرد تبدیل به يکي از بزرگترين خردهفروشان آمريکاشده بود . شروع کرد تا براي آيندهي خانوادهش برنامهربزي کند، و تصميم گرفت بيمهي عمر بگيرد. به يک نمايندگي بيمه زنگ زد و سرويسي را انتخاب کرد. وقتي صحبتشان به نتيجه رسيد، نمايندهي بيمه از آدرس ايميل مرد پرسيد. مرد جواب داد: «من ايميل ندارم.»
نمايندهي بيمه با کنجکاوي پرسيد: «شما ايميل نداريد، ولي با اين حال توانستيد يک امپراتوري در شغل خودتان به وجود بياوريد. ميتوانيد فکر کنيد به کجاها ميرسيديد اگر يک ايميل هم داشتيد؟» مرد براي مدتي فکر کرد و گفت: «آره! احتمالاً ميشدم يک آبدارچي در شرکت مايکروسافت.»
پس دیدید که راه موفقیت در کسب و کار برای همه ی افراد به یک شکل نیست . به عبارت دیگر هرکسی به اندازه ی سلیقه، علاقه و وقت خود می تواند از ابزار ، به خصوص ابزار فناوری اطلاعات استفاده کند.
مطالبی که تا اینجا بیان کردم بیانگر مفهوم تکنولوژی زدگی یا استفاده ی افراطی از تکنولوژی بود. حالتی که در آن تکنولوژی نه تنها به کمک ما نمی آید بلکه پیچیدگی های کارمان را افزایش داده و در نتیجه موجب سردرگمی و شکست در رسیدن به اهداف می شود. حال نگرش خود پیرامون پرسش اول نوشتار ( سنت گرایی و مدرنیسم ) را با در نظرگرفتن کارکرد نرم افزارهای مدیریت اطلاعات و دانش بسط می دهم:
آدمی همواره در زندگی به دنبال رسیدن به راحتی و آرامش است. تمام اختراعات و نوآوری های بشر نیز به هممین نظر بوده است : راحت تر کردن کارها. قطعا" هدف اولیه ی فناوری اطلاعات هم همین بوده است : ایجاد سهولت در انتقال اطلاعات و برقراری ارتباطات. فناوری اطلاعات سخت افزارها و نرم افزارهای متعددی را بدین منظور پدید آورده است.
نرم افزارهای مدیریت اطلاعات و دانش نیز از اصلی ترین و بنیادی ترین این نرم افزاها هستند. چرا که با کمک به یکپارچه سازیIntegeration و سازماندهی اطلاعات و دانش، امکان استفاده ی مجدد از اطلاعات را برایمان فراهم می کنند. این نرم افزارها به دو گروه اصلی شخصی و سازمانی تقسیم می شوند که هدف اولیه ی هر دوی آنها کمک به رفع مشکلات ناشی از سرریز اطلاعات Information Overload است. نرم افزارهای مدیریت دانشی شخصی وظیفه سازماندهی و یکپارچه سازی اطلاعات شخصی، ایده ها، تجربیات و حتی مدیریت زمان را بر عهده دارند. نرم افزارهای مدیریت دانش سازمانی نیز علاوه بر موارد گفته شده ، کارکردهایی نظیر ایجاد کانال های ارتباطی برای سهولت جریان یافتن اطلاعات و دانش در سازمان، تسهیم و انتشار دانش و در نتیجه مدیریت ایده ها و نوآوری سازمانی و Collaboration را بر عهده دارند. ( متاسفانه لغت مناسبی برای این لغت زیبا که واقعا" بیان کننده مفهومش باشد پیدا نکردم. اگر لغت مناسبی سراغ دارید با ما در میان بگذارید! )
نکته اینجاست که برخی از این نرم افزارها علی رغم داشتن نوآوری ها و ویژگی های حیران کننده، از پیچیدگی هایی برخوردارند که استفاده از آنها تنها موجب ایجاد سردرگمی و اتلاف وقت می شود. دلیل این امر اینست که برنامه نویسان این نرم افزارها که اغلب مهندسان نرم افزار و هوش مصنوعی اند، مسائل پایه ی روانشناسی نظیر User Friendly بودن و ایجاد محیط ساده و جذاب برای کاربر را فراموش می کنند. محیط کاری که یک کاربر معمولی انتظار آنرا دارد، محیطی است نزدیک به واقعیت.
اغلب کمپانی های نرم افزاری، نرم افزارهایی با قابلیت بالا، اما محیطی پیچیده خلق می کنند که حل کننده ی مشکلات کاربران نمی باشند. به طور کلی هرچه محیط کار این نرم افزارها ساده تر و نزدیک تر به محیط فیزیکی باشد، اثربخشی آن برای کاربران معمولی ( و نه حرفه ای ) افزایش می یابد. حال به این سوال پاسخ دهید :
ساده ترین وسیله برای مدیریت اطلاعات و دانش چیست؟
قطعا" دفترچه، پوشه، زونکن و وسایل دیگری از این دست، ساده ترین ابزار برای مدیریت دانش اند .
کمپانی های بزرگ تولیدکننده ی نرم افزار، نرم افزارهایی با کاربری معمولی می سازند. نرم افزاهایی که محیط استفاده ی ساده و جذابی دارند. محیطی که بیشترین نزدیکی را به همان ابزار ساده ی دفترچه، پوشه و ... دارد. برای مثال نرم افزارMicrosoft Office OneNote یکی از این نرم افزارهاست.
شمای کلی نرم افزار Microsoft Office OneNote
چنین نرم افزارهایی بیشتر از اینکه دارای ویژگی های خارق العاده و پیپیده باشند، دارای محیطی پویا بوده و دربردارنده ی نکات ریز و مهم روانشناسی می باشتد که در نهایت محیط کار را برای کاربر ساده و دلپذیر می کنند.
سخن آخر:
در این نوشتار به این موضوع پرداختیم که اصولا" تا چه حد بایستی در زندگی شخصی و کاری، از ابزازهای فناوری اطلاعات بهره جست. دو دیدگاه کلی در این رابطه، دیدگاه سنت گرایانه و دیدگاه مدرنیسم را مورد بررسی قرار دادیم. در پایان به این نتیجه رسیدیم که بهترین راهبرد، چیزی بین دو نگرش فوق است. به بیان دیگر هرگاه که با استفاده از یک وسیله ی ساده نیازمان برطرف می شود، نیاز به سیستم های پیچیده ی فناوری اطلاعات نیست. مثلا" زمانی که می توانیم با یک تقویم یا سررسید، مدیریت زمان کنیم، چه نیاز است به نرم افزارهای مدیریت زمان؟
سه قانون کلی برای مدیریت دانش شخصی می توان ارائه نمود:
قانون اول : تنها زمانی از نرم افزار استفاده کنید که واقعا" بدان نیاز دارید. زمانی که روش های سنتی پاسخگوی نیازهایتان نیستند.
قانون دوم : در صورت نیاز به نرم افزار، از آنهایی استفاده کنید که شباهت بیشتری به دنیای واقعی داردند. استفاده از نرم افزارهای پیچیده در طولای مدت موجب خستگی ، دل زدگی و در نتیجه شکست در برنامه های مدیریت دانش می شود.
قانون سوم : همواره به مهم ترین اصل مدیریت دانش، یعنی اصل یکپارچگیتوجه کنید. برای فهم بهتر این مطلب، به مثال زیر توجه کنید:
اگر در حال مطالعه ی یک کتاب هستید، حتما" نکات مهم آنرا در برگه هایی یادداشت کنید و یا با مداد، علامتگذاری کنید. نیازی نیست که حتما" نکات را در قالب یک نرم افزار گذارده و تایپ کنید. مهم اینست که دانش شما درباره ی آن کتاب یکپارچه باشد و با مراجعه به آن، تمامی مطالب به صورت یکجا قابل دسترسی باشد.
اما اگر در حال مطالعه ی یک کتاب الکترونیکی E-Book هستید، بهتر است که نکات مهم و نکات اضافه شده در کنار آن و در رایانه موجود باشد تا در زمان مراجعه به کتاب، همه ی دانشتان درباره ی آن یکجا موجود یاشد تا موجب سردرگمی و از بین رفتن اطلاعاتتان نشود. برای این نوع یادداشت برداری ها می توانید از نرم افزارهای مدیریت دانش استفاده کنید که نرم افزار Office OneNote که پیش تر به آن اشاره شد، یکی از این گزینه هاست. این نرم افزارها هم چنین شما را در سازماندهی و جستجوی دانشتان یار می دهند.
پایان